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如何做好企业办公室工作

作者(来源):(恩洪煤矿)刘旭燕    【

办公室是沟通上下左右、联络四面八方的“窗口”,随着企业的深化改革,新体制下所要求的更高的管理及服务水平、更快的工作节奏、更多的信息,使得办公室工作面临诸多的复杂性和多变性,同时也给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战,因此,如何正确给自己定位,充分发挥自己的能力和素质来共同搞好办公室的工作,为企业的改革发展提供服务。

一、围绕中心,把握规律,发挥办公室职能

办公室的各项工作,都要紧紧围绕企业党政中心,并服从服务于工作大局,胸中有大局,工作才会有重点,也才能安排好各项工作。

(一)办公室对上是办事员,对下是联络员,职责是要必须紧跟领导的工作思路,跟上企业发展的形势。主动献计献策,从属于领导,服务于工作,真正发挥参谋助手作用。

(二)在一定程度上说,服务性、业务缠身、忙忙碌碌、没有规律,就是它的特点和规律。办公室人员要事事从大处着眼,从小事着手,在随意中把握有序,在被动中把握主动,广泛收集信息,加强与基层单位的沟通和联系,认真解决问题,化解矛盾。

(三)办公室是企业保密工作的职能部门,对于情况复杂,影响较大的事,在企业没决定前,一个字都不能讲,更不能想当然的办事,这是办公室人员必须铭记的办事原则。否则,就会出现好心办坏事,小事变大事。

(四)办文、办会、办事三类工作是办公室围绕运行搞好服务和上情下达最基本的具体工作,必须严格要求、扎实做好、服务实效。既要急事急办,特事特办,又要讲程序、尊规矩、守纪律。首先要树立“责任重于泰山”的意识,做到工作认真、态度端正。办公室是企业公文处理工作的管理机构,公文处理应实事求是,并做到精简准确、及时高效,严格执行保密法律法规;其次要优质高效地搞好重要会议、活动的服务,并抓好落实,为领导和来宾提供优质服务;三要进一步建立健全机关各项管理制度,把目标层层分工,明确责任,定期检查,确保管理服务到位,真正实现管理的制度化、规范化、科学化。

二、提高素质,保持正确的状态和心态

办公室人员素质的高低,决定了办公室工作质量的好坏。心要诚,有诚则灵。有了诚心,再诚心诚意地去做事,我相信,就能以诚换真,就会有好的归宿。

(一)办公室工作千头万绪,纷繁复杂,一点小小的疏忽,带来的是无法弥补的损失。要以科学的求真务实工作态度,对业务多思考,多钻研,把每件小事做好、做实,真正加强办公室工作无小事的责任感。

(二)奉献是一种美德,也是办公室工作人员应该具备的基本素质。不付出超量的劳动,也肯定是做不好工作的。新的时期,人们的思想观念、价值取向都在发生深刻的变化,这更要求办公室人员除了注意自己的言行、举止外,还要保持爱岗敬业,始终在工作中充满热情和激情。

(三)加快工作节奏,提高办事效率。主动适应新形势下办公室工作的需要,克服束缚和阻碍发展的陈规陋习。一是要始终保持良好的工作心态,注意对新知识、新问题的学习研究,在规范服务、搞好外事等方面主动去思考;二是要提升创新意识,学文件、想问题、出主意,制定相应的工作计划,并按照“PDCA”循环做到“计划—执行—检查—处理”,充分利用各种信息化手段来提高办事效率。

(四)坚持团结为重、工作为重的整体意识,摆正苦与乐、得与失的关系。办文、办会、办事要协调一致,心往一处想,劲往一处使,发挥办公室的整体优势。把每项工作当成事业去追求、把领导交办的每一件小事作为一项重要任务去完成,在忙碌中享受生活,在艰辛中体验快乐,在工作实绩中获得无限乐趣。

三、摆正位置,正确处理好各种关系,切实做好办公室工作

办公室的各项工作盘根错节,相互关联,必须把握住每项工作重点,处理好相应的关系,才能保证工作的顺利进行。

(一)处理好岗位工作和领导交办的临时工作关系。岗位工作是法定任务,必须依法依据,按时完成,不然就会影响整体工作。而领导交办的临时任务又具有“急”“强”的特点,时间性非常强。从实际出发,自觉做到实事求是,工作中我们往往要先放下岗位工作去先处理领导临时交办的工作,自己的工作则找时间或利用休息时间才能完成,这样才可以确保不误事。

(二)处理好“忙”与“闲”的关系。办公室的工作有时忙得很,有时又相对有闲的时间。办公室人员必须有时间观念、效率观念,有紧迫感和责任感。要做到心中有数,有工作的预见性并分清主次,把原则性和灵活性完美结合,做到急事急办,特事特办,按时按质完成各项工作。

(三)处理好个人工作与协助同事工作的关系。在办公室工作中,协助其他同事完成工作是必不可少的基本原则,同事间虽有分工,但是交叉的工作非常多,临时性的工作非常多,协助工作自然也就多了。这样除了干好自己的本职工作,能干工作就尽量多干,也只有干过了才能熟悉。只有经历过才能得到锻炼,才能真正提高。

(四)处理好办公室与其他科部室间的关系。办公室是一个重要的综合协调部门,既要对领导服务,也要对同级和下级服务,要当好领导的参谋,也要当好科部室的领头雁,与同级和下级部门相互协调沟通,多问问、听听别人的意见,多观察、思考出现的纰漏,保证工作中不出漏洞,确保整体工作的完成。

总之,企业办公室工作可谓是挑战与机遇并存,这就需要办公室工作人员要有高度的使命感、责任感和敬业精神,用一流的工作态度和作风,创造出一流的业绩。办公室作为一个服务窗口,办公室人员要时常保持微笑。微笑是世界上最美的语言。它不仅仅是一种表情,一种神态,一个人魅力的展示,它更是一种乐观向上、善待人生的快乐姿态。以此来证明个人的实力和素质,为企业的发展提供智力支持和精神动力,我们才会倍感关荣,享受成就。

编辑:印记  点击数:501  录入时间:2015-11-27 9:33:43
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